建具屋さんのホームページへようこそ

　HOME　>　青年部運営の手引き　>　大会、式典の方法

５．大会、式典の方法

	１）準備
		目的をはっきりさせてから計画案を練る。時期、場所、対象人員、予算、実行委員長、必要実行委員人数内容（講師、イベント、表彰、記念品、祝宴、宿泊）、大会名称

	２）時期
		開催までのタイムスケジュールを立てる。

	３）対象
		会員、OB、来賓、本組合、全建連青年部以上に渡り参加者リスト作りをする（肩書、名前、住所、TEL）

４）実行委員・担当割

担当	必要人数（兼務あり）
大会委員長	1
実行委員長 1
受付	3＋女2
宿泊	2
会場	3＋女1（式典感謝状渡し）
記録（書記、写真、ビデオ）	3
司会	2
進行	4
接待（来賓、講師、OB、会員）	4
会計	2
企画	4
記念品	3
記念誌	10

５）業務内容及び注意事項

大会委員長　　全体の総括
実行委員長　　各担当者の具体的な指示、相談
受付

１．

前日までに行うこと
名札作り（大・中・小・色分け）
出席者名簿及びチェック表作成

Ｎｏ、肩書、所属、氏名、入金、式典出欠、宴会出欠、部屋番号、備考

以上を来賓・OB・会員別に一覧表とする
胸花手配（大・中・小・色分け）
駐車券、記念品引き替え券の用意
記念品の袋詰め
会場への支払いを即日行う場合、会計と打ち合わせて用意する

２．

当日
開会1時間前には到着しておき配置をする
芳名帳、硯、筆の配置（人数に応じて卓を増加）
出席者名簿によるチェック（色分けペンがあると便利）
名札並べ＝区分方法（あいうえお順、テーブル別、分野別＝来賓、OB、会員）
胸花並べ及び来場者の胸に着ける作業
粗品・祝儀・受付管理（祝い受け盆　用意）
途中帰る方へ記念品を渡す（名前チェックする）
（担当は会場内でも入口近くにいる）

３．

注意
受付のピークは開場前15分～20分なのでその間は窓口を多くして速やかに流れるようにする
（つまり混雑調節ができるよう、配慮）

	６）宿泊
	１．	前々日までに行う事前日泊・当日泊の確認宿泊者名簿、部屋割り表の作成 {No.、所属、氏名、前日泊部屋No、当日泊部屋No、入金、…　…朝食要・不要・朝食種類（和・洋）、備考）
	２．	当日受付にて来場者に対して当日泊の再確認宿泊者名簿に基づき部屋のキーを管理受付にて渡す・チェックインの時渡す　ｅｔｃ．当日宿泊人数及び翌日朝食必要数をホテルへ通知「部屋の中の個人的費用は別会計」の表示票渡し（冷蔵庫・TEL /マッサージ等）

	７）会場
	１．	前日までに行う事机・椅子・マイク・演壇・演壇飲料・演壇掛・花の位置の企画会場移動のスムーズな流れのための案内図・指図表作成控室の設営（必要ならば着替え用の姿見等備品用意）
	２．	当日感謝状盆・感謝状管理感謝状入筒の管理（受取人の受取前と受取後の区別保管）入場者の着席位置の案内（指定席でなければ前方からつめるする）机・椅子・マイク・演壇・演壇飲料・演壇掛・花の配置看板・チョーク・黒板消し・会旗の配置確認会が始まったら常に進行・司会との目配せによる気配り祝宴が別会場の場合の会場移動の道案内祝宴会場の準備が整ってからの入場者の促し手荷物の保管及びクロークの案内（冬季のオーバー着用時期のクロークの設定）控室（来賓用）より案内

	８）記録
	１．	当日までにビデオ装置・カメラ・テープレコーダー等の整備テープ・フィルム購入用意会場を下見して記録、設備、配置計画を会場係と相談して決めておく進行係と相談して写すタイミング等の打ち合わせ
	２．	当日設備配置
	３．	後日予算に応じて焼き増し写したものの保管場所及び保管方法通知（実行委員長へ）編集・整備

	９）司会
	１．	前日までに挨拶者の肩書・名前の呼び方　確認進行と打ち合わせをよくしてタイムスケジュール表打合せ講師等紹介する方の肩書・名前・プロフィールの確認後援者の内容を聞いての感想の原稿作り質疑応答への用意とサクラの手配（企画との打合せ）余興のサクラの準備（企画との打合せ）余興の順番検討
	２．	当日挨拶者の出欠チェック祝電の下読みマイク音量調整後援者の内容を実際に聞いた上での感想文及びアフターフォロー作り余興の順番に基づき本人に確認して出番を促す事もある開会中、開会後の連絡事項のチェック

	10）進行
	１．	前日までに来賓別担当分け会場の配置、トイレ、電話、クローク等場所の把握
	２．	当日来賓出向（玄関ホール等）来賓の方の控室案内　椅子・机・茶の接待来賓の方の時間つなぎの話し合い開会前のトイレ案内中休みのときのコーヒーなどの人数確認の上の手配来賓の送迎（玄関ホール等・駅までの配車）
	３．	注意料理・ホステスなどのサービスの至らない所をその場でチェックし参加者に不快感を与えない役割参加者のあらゆる質問に応答できる必要もある

	12）
	１．	計画時予算算出、予算書提出（企画と相談の上）思わぬ出費を考えて予備費として10～15％見込んだ方がよい
	２．	決定後会費振込管理
	３．	1週間前中間決算をして万全を期す
	４．	前日予備費用意
	５．	当日受付と連絡を取合い祝儀・会費の管理会場係と連絡を取合い講師への謝礼金支払い管理入金チェック会場への支払い領収書の用意（あらかじめ金額・相手先を書いておくと楽）
	６．	後日会計報告書の作成
	７．	注意決算は1週間以内に済ませること

	13）企画
	１．	企画主旨書の作成目的・名称・時期・場所・予算・内容
	２．	会場側との金額・場所・内容（進行・料理）打合せ
	３．	招待者リストの作成発想チェック欄、社名、役職名、氏名、郵便番号、住所、電話、出欠回答チェック欄、当日出欠チェック欄、備考欄
	４．	案内状の作成、印刷の手配、校正案内状、封筒、会場案内図、記念品引換券等来賓祝辞・乾杯・中締めを頂く方の決定と依頼事前広報ＰＲ紙の作成、配布案内状の発送取材新聞社等への連絡感謝状の内容作成、手配（感謝状に押す印鑑の手配も忘れないように）演後の質疑応答及び祝宴余興のサクラ手配各イベント盛り上げの工夫（パーティー演出、コンパニオン、ＢＧＭ、ゲーム等）当日の出席者名簿の作成
	５．	注意返信用葉書にも招待者ナンバーを忘れずに出席不明の返信（回答記入漏れ）は、丁寧に電話で確認案内状の敬称は個人宛は「様」「殿」法人宛は「御中」

	14）記念品
	１．	計画時包み紙、手下げ袋の検討予算内により製品決定記念名称を製品に刻印位置検討（密かな場所が良い＝賑々しい名入れの為使いにくいことに注意梱包にのみ名を入れる方法もある）
	２．	前日まとめて用意する非常時の連絡先打合せ個人　々区別を付ける為のエフの用意梱包完了、持参の手配
	３．	当日欠席者へ送付・持参の手配

	15）記念誌
		記念誌発行委員会を組織して担当割をする発行部数、表装、頁配分、活字大きさ、紙質等印刷業者と打合せ予算立てをする（印刷業者と交渉）（メーカーの広告を入れる場合、広告コマ代の決定）広告を入れる場合、広告依頼書の作成・発送発行タイムスケジュール作成原稿依頼書作成（祝辞あいさつの為の）顔写真を要する場合、その依頼及び写真代・支払方法の明記内容検討（特別企画記事の検討）～年記念の場合　歴史確認、歩み作成、写真資料整備名簿作成規約確認校正チェック（活字の間違いは見落としやすいので慎重に）仕上がり品の受付への納品関連機関への発送

16）内容

＜式典＞
開会の挨拶
主催者の挨拶
来賓の挨拶
祝電披露
感謝状贈呈
記念講演
閉会の挨拶

＜祝宴＞
開会の挨拶
実行委員長の挨拶
来賓の挨拶
乾杯
来賓紹介
OB紹介
会員紹介
余興
中締め
閉会の挨拶

	17）講演会・講習会
	１．	講師　大会目的にそって選出　先方のマネージャー　住所、TEL調べ打診　（時期・場所がきちんと決まってから連絡の事）内容・時間打合せ　決定したら大会の主旨・目的をきちんと説明し、お願いする
	２．	謝礼の打合せ料金内訳講師指導料……時間単位でなく日単位で考える資料代…………受講者の人員分実費が建前交通費…………立替が建前宿泊費
	３	謝礼支払方法本人に手渡す（祝儀袋に入れておく）紹介人に手渡す先方の指示する銀行口座に振り込む領収書を用意しておくと良い
	４．	税金支払い一般的に主催者側で支払うことが多い報酬・料金等の所得税徴収高計算書に記入申告
	５．	出講依頼文の発送

	18）事後処理
	１．	実施報告書の作成「大会を終えて」大会の目的、実施年月日、場所大会実施までの経過、当日出席者名簿、担当スタッフ名一覧大会収支明細書など記載する
	２．	講師へ出講に対する礼状発送
	３．	関係機関、来賓への礼状発送（重要な方へは挨拶回り）