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５） 作成上の注意 |
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１． |
会議の名称は略記せず、正式に記載する。 |
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２． |
日時・場所・出席者を記載
（1）出席者名は、役職ごとに姓のみで可。
（2）会議構成員とオブザーバーは分けて書くこと。
（3）欠席者名は書かなくてよい。 |
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３． |
開会宣言者と時刻を表示する。 |
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４． |
議長就任を明記する。（選出方法または就任根拠規定を示すこと。） |
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５． |
議事録作成人（署名人……誰が誰を） |
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６． |
前回議事録の承認。（方法と結果） |
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７． |
資料の確認。
（1）担当者を明記すること。
（2）資料の訂正箇所は、議題ごとに掲げる。
（3）資料は当日配布資料を含め、議事日程の順に従い、通し番号を付けて列記する。 |
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８． |
議題の確認
（1）担当者を記載すること
（2）議題の訂正をしたときは、改正後の議題を掲げれば足りる。
新議題を採択した時は、議題を掲げ、提出者と採決した旨記載すること。 |
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９． |
新議題を採択した時は、議題を掲げ、提出者と採決した旨記載すること。 |
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10． |
議事日程の変更は、変更後に日程を掲げれば足りる。 |
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11． |
会長（部長）や議長の挨拶は、特に必要な部分のみでよい。 |
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12． |
審議事項
(1) 議題を全文掲げること
(2) 資料及び訂正箇所の表示
(3) 提案説明者の表示。説明内容は資料に提案趣旨が記載されている時は、省略すること。
(4) 補足説明についても同様
(5) 発言後の役職は、初回時のみ表示すれば足りる。
(6) 「質疑応答」と「討論」に大別すること。
(7) 外部講師の意見については、別項扱いすること。
(8) 議事録上の配列は、議案説明・意見・質疑応答・討論・採決の順にすること。
(9) 「動議の提出」はその旨小見出しを使うとわかりやすい。
(10)セコンドの有無を明記する。（セコンド者名は不要）
(11)議長職権により議事進行については、特に必要なもののみ記載すれば足りる。
(12)採決は、何について、どのような方法でしたか、明記する。
(13)賛成、反対、白票数を明記する。
(14)案件によっては、可決された原案または、修正動議の要旨を摘記すること。
参考例）
議長は、議案を整理して議場に入り、挙手によって採決の結果、
賛成×、反対×、白票×で、次の通り承認可決した。
ａ）原案通り承認 ｂ）一部修正し承認 |
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13． |
報告事項は採決を要しない。提案者と協議の概要を摘記すれば足りる。 |
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14． |
報告事項、講評、所見等についても、簡潔にまとめる。 |
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15． |
閉会宣言者と、閉会時刻を明記する。
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16． |
最後に、日付と会議の名称を表示して、関係者署名捺印のこと。 |
